Rede D’Or aposta na eficiência operacional para oferecer medicina de excelência

Em um setor tão vital para milhões de brasileiros quanto o da saúde, a eficiência operacional em hospitais é fundamental para que a qualidade da medicina chegue a cada vez mais pessoas, em diferentes regiões do País.

Com quase 50 anos de atuação diante de um volume impressionante de mais de 10 milhões de atendimentos emergenciais e ambulatoriais e cerca de 500 mil cirurgias todos os anos, a Rede D’Or, maior empresa de saúde da América Latina, entrega o mesmo padrão de qualidade assistencial em suas 73 unidades no País. A questão que se impõe é: como é possível gerir um volume tão expressivo de procedimentos mantendo a excelência?

A chave para essa questão está na implementação de estratégias de gestão consolidadas, como é o caso do Centro de Serviços Compartilhados (CSC) e o do Programa Compartilha.

O CSC é um modelo de trabalho que se beneficia da escala, centraliza a execução de diversas atividades, fornecendo serviços de forma integrada a todas as unidades hospitalares. Em outras palavras, este centro funciona como uma poderosa engrenagem que impulsiona a operação para ser cada vez mais eficiente em todas as dimensões do negócio.

“Operando em escala, a companhia obtém a máxima otimização dos seus recursos administrativos com menor custo para a operação”, afirma Márcio Gonçalves, líder das Operações Integradas de Supply Chain. “E como a Rede D’Or segue expandindo sua presença no país, por meio da construção ou aquisição de hospitais, surgiu a necessidade de consolidar as operações administrativas dentro de um padrão a ser reproduzido.”

É mais eficiente para o negócio dispor de um ambiente centralizado de Tecnologia da Informação (TI), que ofereça esse suporte a todas as unidades, do que manter um setor funcionando em cada hospital, por exemplo. Esse conceito estende-se a outras áreas, entre elas Recursos Humanos, Contabilidade, Compras e Financeiro.

A robustez desse modelo reforçou o protagonismo da Rede D’Or durante a pandemia de covid-19. Enquanto muitos serviços assistenciais foram impactados com o fechamento de suas emergências, ou ainda com a falta de leitos e de insumos, a empresa sustentou a alta demanda de atendimentos sem interrupção da sua operação, e ainda deu suporte para outros hospitais, como a Santa Casa de São Paulo, e assumiu a gestão de dois hospitais de campanha, construídos no prazo recorde de 20 dias.

“Tanto a negociação para a compra de suprimentos como o planejamento para abastecer os hospitais ocorrem dentro de uma operação centralizada e de ponta a ponta. Atuando em escala, garantimos condições comerciais competitivas, uma gestão eficiente dos estoques com uma ágil e segura reposição dos itens nas unidades, reduzimos possíveis perdas por validade, entre outras ações estratégias para otimizar os recursos”, diz Gonçalves.

Outra das estratégias do grupo é aproveitar o potencial de atuação em rede para disseminar uma cultura de boas práticas. É disso que trata o Programa Compartilha, que desde 2021 divulga entre todos os melhores cases de eficiência operacional de cada unidade. Funciona como grande ambiente de aprendizagem em que uma liderança, time ou processo aprende com os erros e acertos aprendidos nas demais unidades hospitalares, visto que todos enfrentam desafios diários muito semelhantes. A eficiência operacional, nesse caso, vem da capacidade de multiplicar muito mais rapidamente a inovação, soluções e oportunidades.

Otimização de custos, por exemplo, é uma destas oportunidades. A partir da criação de uma área unificada de Gestão de Contratos, a negociação direta com fornecedores trouxe melhorias aos hospitais participantes do projeto. A implementação dessa gestão centralizada dos múltiplos fornecedores não apenas resulta em uma significativa redução de custos, mas também impulsiona a ampliação da escala operacional, gerando retornos substanciais para o cuidado assistencial. Boas práticas compartilhadas também reduziram despesas em descartáveis em geral não-médicos (23%), materiais de escritório (20%) e serviços de manutenção (20%).

Com a otimização dos custos operacionais administrativos em todo o seu negócio, a Rede D’Or alcança economia de escala em suas operações; obtém fluxos de trabalho mais eficientes, seguros e transparentes; uma constante melhoria de desempenho em todas as unidades e a aquisição de equipamentos biomédicos que impactam no tratamento dos pacientes.

“Se hoje a Rede D’Or atingiu um patamar de excelência em saúde é porque sempre houve uma busca constante por eficiência operacional. O objetivo é desonerar as pontas para que os gestores concentrem tempo e recursos na atividade fim, garantindo um atendimento assistencial de elevado padrão a todos”, considera o executivo.

Principais ganhos obtidos com uma operação integrada

A relação insumo sobre receita para os hospitais da Rede D’Or (materiais e medicamentos) caiu 2 pontos percentuais ao se analisar os primeiros 9 meses de 2021 e o mesmo intervalo de tempo em 2023. O número saiu de 22% para 20% do faturamento bruto da vertical hospitalar da companhia.

A centralização da parametrização dos sistemas dos hospitais permite o controle e a gestão da qualidade das faturas de cada paciente. A adoção desse modelo garante atendimento às equipes de faturamento, atende cerca de 18 mil chamados por mês e evita perdas que chegariam a 1,5% da receita.

O monitoramento do ciclo de receita do paciente, desde sua entrada no serviço médico-hospitalar até o faturamento dos pagamentos, é automatizado e centralizado. Entre outros benefícios, o modelo possibilita uma análise contínua dos indicadores para combate aos desperdícios e redução na curva de glosa (recusa de pagamento das despesas do paciente por parte do convênio).

O processo de integração das unidades adquiridas é realizado em aproximadamente 5 meses, em média, com redução de mais de 50% dos custos administrativos. A migração dos acordos comerciais de compras é quase imediata, feita nos primeiros dias.

Mais de 70% dos suprimentos que ficariam nos hospitais são armazenados nos Centros de Distribuição da Rede D’Or, localizados em São Paulo, no Rio de Janeiro, em Pernambuco e no Distrito Federal.

Os gestores ganham tempo para administrar as operações internas dos hospitais, com foco na qualidade técnica, na excelência do atendimento assistencial e na melhor experiência para o paciente.

*Referência dos dados: até setembro de 2023 (a mais recente divulgação da companhia).